INFORMATIVA E CONSENSO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI (GDPR) SOGGETTO GARANTE
INFORMATIVA CLIENTI EX ART. 13 e 14 REGOLAMENTO (UE) 679/2016 E DEL D. LGS. 196/2003,
COSÌ COME MODIFICATO DAL D. LGS. 101/2018
- Premessa
In questo articolo l’utente/cliente potrà prendere visione di tutte le condizioni generali di contratto e, più precisamente, delle regole che disciplinano i rapporti che intercorrono:
- tra VIVIMY e i proprietari/possessori degli immobili;
- tra VIVIMY e i conduttori-turisti;
- tra i conduttori-turisti e i rispettivi proprietari/possessori degli immobili.
VIVIMY Salento Holiday Homes, è un’azienda di gestione immobiliare per conto terzi che opera con lo scopo di promozione turistica per le locazioni di immobili che i mandanti (proprietari o possessori) intendono proporre ai clienti (turisti-conduttori-ospiti).
VIVIMY è quindi autorizzata dai mandanti a prestare i seguenti servizi:
- pubblicizzare le unità immobiliari sui siti internet di proprietà della società o altri siti/portali che offrono proposte di vacanze e su ogni altro mezzo di comunicazione, ritenuto opportuno;
- accettare prenotazioni delle unità immobiliari per conto e interesse dei mandanti;
- a riscuotere l’acconto/saldo sul canone/prezzo pattuito o stabilito dai Property Manager.
- in caso di delega/autorizzazione dei mandanti, ad effettuare le varie operazioni riguardanti il soggiorno dei conduttori-turisti, tra cui: consegna delle chiavi, riscossione del saldo e deposito cauzionale, restituzione delle chiavi e contestazione di eventuali danni provocati dai conduttori dell’immobile;
- I singoli rapporti locativi intervengono esclusivamente tra il Proprietario – Possessore dell`immobile e il cliente (turista-ospite-conduttore). Ne consegue che l’azienda resta del tutto estranea a tale rapporto di locazione.
Il cliente (turista-ospite-conduttore), effettuando una prenotazione tramite VIVIMY, dichiara di essere a conoscenza del contenuto del presente documento informativo e di accettare, espressamente ed inequivocabilmente, le seguenti condizioni generali di locazione:
| a) | La prenotazione s’intende effettuata, nel momento in cui perviene il pagamento richiesto tramite bonifico bancario. | |
| b) | Il cliente esclude espressamente qualsiasi altro e diverso utilizzo dell’immobile se non quello idoneo a soddisfare esigenze abitative di natura transitoria e per esclusiva finalità turistica. | |
| c) | Il cliente deve fornire al Property Manager all’inizio del soggiorno, un elenco di tutti i nominativi, completi di dati anagrafici, delle persone che occuperanno l’immobile. Tale numero non potrà in alcun caso essere superiore a quello dei posti letto come risultanti nella descrizione dell’immobile, salvo specifico e preventivo accordo con il PM. | |
| d) | Il turista potrà dar disdetta della prenotazione, mediante posta elettronica certificata, entro 30 giorni dalla data di arrivo. | |
| e) | I singoli rapporti locativi intervengono esclusivamente tra il Proprietario – Possessore dell’immobile e il cliente (turista-ospite-conduttore). Ne consegue che VIVIMY resta del tutto estranea a tale rapporto di locazione. | |
| f) | All’arrivo il cliente è tenuto a presentare, al proprietario o ad un suo rappresentante i documenti d’identità in corso di validità di tutti i componenti del gruppo che soggiorna (passaporto o carta d` identità) per gli adempimenti ai sensi delle vigenti leggi e ad effettuare il pagamento del saldo, qualora sia dovuto. In seguito, dopo aver controllato la corrispondenza dell’immobile con le foto e descrizioni generiche pubblicate sui canali web, tra le parti (proprietario e cliente) verrà sottoscritto un contratto di locazione ad uso turistico. | |
| g) | Con il ritiro delle chiavi dell’immobile, il cliente diviene custode dello stesso, degli arredi e di quant’altro indicato nell’apposito inventario che, fornito dal proprietario o dal suo rappresentante, provvederà a sottoscrivere. Deterrà l’immobile con la diligenza del buon padre di famiglia e restituirà, al termine del periodo di utilizzo, le relative chiavi. | |
| h) | Alla manutenzione ordinaria e straordinaria dell’unità immobiliare locata, provvederà il proprietario o la società, dallo stesso delegata. Pertanto, il cliente, e chi con Lui, durante il soggiorno non potrà manovrare o manomettere i comandi che regolano il funzionamento degli impianti (idrico, elettrico, piscina, irrigazione ecc.) dell’immobile. In caso di necessità dovrà contattare VIVIMY, che provvederà nel minor tempo possibile, fermo restando l’assoluto divieto di manovra dei comandi per il cliente. In caso di inosservanza di tale divieto, il cliente verrà ritenuto responsabile dei danni cagionati, intesi come danno emergente e lucro cessante. | |
| i) | Il proprietario o suo rappresentante si riserva il diritto di accesso, concordato con il cliente, al fine di effettuare le operazioni di manutenzione ordinaria dell’immobile (piscina, giardino, etc..). | |
| l) | Al momento del ritiro delle chiavi il Cliente provvederà a versare il deposito cauzionale, nella misura indicata nella scheda tecnica relativa alla descrizione dell`immobile, a garanzia di eventuali danni che dovessero essere arrecati, nel corso del soggiorno-vacanza, all`immobile stesso, nei suoi componenti strutturali, impiantistici, arredi e quant`altro preso in custodia. Qualora i danni arrecati dovessero superare l`importo versato a titolo di deposito cauzionale, il Cliente sarà tenuto al risarcimento del maggior danno. Il deposito cauzionale, in considerazione della tipologia e durata del contratto, sarà infruttifero e, in assenza di danni, verrà restituito al termine del periodo di vacanza. | |
| m) | Gli immobili vengono consegnati puliti ed in ordine. Il Cliente, alla partenza, è tenuto a lasciare l’immobile in perfetto stato. Il proprietario o un suo rappresentante potrà trattenere una somma dal deposito cauzionale in caso i signori ospiti non abbiamo provveduto alla pulizia dell’angolo cottura e del frigorifero e alla rimozione della spazzatura o abbiamo omesso di effettuare la raccolta differenziata; tale importo (min 50€) è trattenuto a titolo di risarcimento del danno. | |
| n) | Ove le spese per le utenze (gas, energia elettrica, acqua potabile etc.) non siano incluse nel canone di locazione pattuito con la società, queste saranno calcolate, in base all’effettivo consumo, e corrisposte al momento della partenza detratte, in caso di mancato accordo, dal deposito cauzionale. | |
| o) | In caso di impossibilità sopravvenuta da parte del proprietario a garantire la locazione nel periodo prenotato al promissario conduttore sarà cura di VIVIMY ricollocare il cliente in un altro alloggio equivalente o superiore previo accordo con il promissario conduttore. In caso di mancato accordo il cliente verrà rimborsato a mezzo bonifico bancario sull’IBAN che questi vorrà indicare. | |
| p) | Per qualsiasi controversia sarà competente in via convenzionale ed esclusiva il Foro di Lecce. |
Per VIVIMY la privacy e la sicurezza dei Suoi dati personali sono particolarmente importanti, per questo li raccogliamo e li trattiamo con la massima cura e attenzione, adottando al contempo specifici accorgimenti tecnici e strutturali per garantire la piena sicurezza del trattamento.
In osservanza dell’art. 13 e dell’art. 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“Regolamento” o “GDPR”), del D.Lgs. 196/2003 (“Codice della Privacy”), come recentemente modificato dal D.Lgs. 101/2018 (“Normativa”), La informiamo che il trattamento dei Suoi dati personali avviene secondo modalità adeguate a garantire la sicurezza e riservatezza, ed è effettuato, usando supporti cartacei, informatici e/o telematici, secondo quanto dettagliato nella presente informativa.
La nostra azienda deve acquisire o già detiene alcuni dati che La riguardano, per rispettare la legge sulla privacy La informiamo sull’uso dei Suoi dati personali e dei suoi diritti.
Le chiediamo quindi di esprimere il consenso per i trattamenti di dati strettamente necessari per le operazioni e per i servizi da Lei richiesti. Tale consenso riguarda anche, più specificatamente, l’attività svolta da altri soggetti che operano nel settore del turismo o dello sviluppo del territorio della Puglia. Queste società sono nostre dirette collaboratrici e svolgono la funzione del “responsabile” del ns. trattamento dei dati, oppure operano in piena e totale autonomia come distinti “titolari” del trattamento. Si tratta, in modo particolare, di società che svolgono servizi di casa vacanza, albergo, gestione ed amministrazione dei beni immobili per conto terzi, nolo mezzi da trasporto e da diporto, nolo di attrezzature turistiche in genere, gestione di stabilimenti balneari, ristorazione, vendita al dettaglio di alimenti biologici; enoteche, bar, aziende olivicole e vinicole, servizi di pulizia, fornitura biancheria, lavanderia, fornitura di personale di servizio (chef, colf, baby sitter, parrucchieri, estetisti ecc.) escursioni subacquee, pesca turismo, trekking, visite guidate.
In ogni caso né noi né i nostri diretti collaboratori trattano “dati sensibili” (1).
I dati da Lei forniti sono utilizzati solo con modalità e procedure strettamente necessarie per fornirLe i servizi desiderati (2) anche quando comunichiamo a tal fine alcuni di questi dati ad altri soggetti che operano nel settore del turismo o dello sviluppo del territorio della Puglia.
Senza i suoi dati non potremmo fornirLE i servizi in tutto o in parte. Alcuni dati, poi, devono essere comunicati da Lei o da terzi per obbligo di legge. (3)
Lei ha il diritto di conoscere in ogni momento quali sono i Suoi dati e come essi vengono utilizzati (4). Ha anche il diritto di farli aggiornare, integrare, rettificare o cancellare, chiederne il blocco ed opporsi al loro trattamento.
2. Titolare del Trattamento
Il trattamento dei Suoi dati personali è effettuato dal professionista Dott.ssa Maria Elena Serra con sede legale in Racale (LE), in qualità di Titolare del trattamento ai sensi e per gli effetti del Regolamento.
Per qualunque domanda o richiesta legata al trattamento dei Suoi dati personali può contattare la Dott.ssa Maria Elena Serra in qualunque momento inviando una richiesta ai seguenti riferimenti:
Titolare del trattamento: VIVIMY s.r.l.s.
Indirizzo sede legale: Via Settembrini n.10 – Taviano 73057
P.IVA: 05329320757
Dati contatto telefonico: 3926515972
Dati contatto e-mail: infoprenotazioni@vivimy.it
Indirizzo di Posta elettronica certificata: vivimy@pec.it
- Tipologia dei Dati, finalità di trattamento e base giuridica
I dati personali che VIVIMY tratta sono quelli che vengono forniti dai clienti quali i dati personali identificativi (es. nome, cognome, indirizzo e-mail, residenza, numero di telefono) rilasciati nella richiesta di contatto o di disponibilità degli alloggi o nell’esecuzione del rapporto contrattuale e/o precontrattuale con gli interessati.
I Suoi dati personali, una volta raccolti, sono trattati per le seguenti finalità:
Finalità/Base Giuridica:
A) Dare esecuzione alle prestazioni contrattualmente convenute, nonché adempimenti connessi a Sue specifiche richieste di disponibilità e preventivo del costo dell’alloggio. La base giuridica è il contratto di locazione sottoscritto dalle parti o richiesta precontrattuale da parte dell’interessato (adempimenti contrattuali o precontrattuali);
B) Adempiere agli obblighi di legge di natura contabile-amministrativa-fiscale. La base giuridica è l’adempimento di obblighi di legge;
C) Soddisfare strategie di marketing dell’azienda ed elaborare analisi statistiche sulle prestazioni del sito web.
D) Rilevazione del grado di soddisfazione della clientela sulla qualità dei servizi resi e sull’attività svolta eseguita mediante interviste personali o telefoniche, questionari, ecc.
E) Esigenze di tipo operativo e gestionale ed esigenze di controllo dell’andamento delle relazioni con la clientela e/o dei rischi connessi;
Il conferimento dei Suoi dati è obbligatorio per tutti quei trattamenti individuati nella tabella precedente che recano come base giuridica l’adempimento ad obblighi di legge. Per i restanti trattamenti il conferimento è facoltativo, ma l’eventuale rifiuto da parte dell’interessato può comportare l’impossibilità per il Titolare di dar seguito all’instaurando rapporto e alla sua puntuale esecuzione.
4. Responsabili ex art. 28 GDPR e Destinatari dei dati
I Suoi dati personali saranno, inoltre, trasmessi a soggetti terzi di cui ci avvaliamo. Tali soggetti sono stati da noi adeguatamente selezionati e offrono adeguata garanzia del rispetto delle norme in materia di trattamento di dati personali.
Resta inteso che i Suoi dati personali non saranno comunicati a terzi affinché questi possano usarli per proprie finalità di carattere promozionale e non saranno in alcun modo diffusi.
I Suoi dati potranno, inoltre, essere trasmessi agli Enti Pubblici per adempimenti di legge, Forze di Polizia e alla Autorità Giudiziaria e Amministrativa, in conformità alla legge, per l’accertamento e il perseguimento di reati, la prevenzione e la salvaguardia dalle minacce alla pubblica sicurezza, nonché per consentire a VIVIMY di esercitare o tutelare un diritto proprio o di terzi innanzi alle competenti Autorità, nonché per altre ragioni connesse alla tutela dei diritti e delle libertà altrui.
5. Trasferimento dati extra-UE
Alcuni dei soggetti terzi cui vengono trasferiti i dati potrebbero avere sede in Stati non appartenenti all’Unione Europea, anche in virtù dell’utilizzo di servizi in cloud. Tale trasferimento viene effettuato verso Stati che offrono un livello adeguato di protezione dei dati, per come stabilito da apposite decisioni della Commissione Europea.
Il trasferimento dei dati personali verso soggetti terzi residenti o localizzati in Stati che non appartengono all’Unione Europea e che non assicurino livelli di tutela adeguati saranno eseguiti, solo con consenso dell’interessato o previa conclusione di specifici accordi, contenenti clausole di salvaguardia e garanzie appropriate per la protezione dei dati personali cosiddette “clausole contrattuali standard”, anch’esse approvate dalla Commissione Europea, ovvero qualora il trasferimento sia necessario alla conclusione ed esecuzione del contratto fra VIVIMY e l’interessato o per la gestione delle sue richieste.
6. Data Retention
Nel rispetto dei principi di proporzionalità e necessità, i dati non saranno conservati per periodi più lunghi rispetto a quelli indispensabili alla realizzazione delle finalità sopra indicate.
In particolare, i dati personali trattati per finalità contrattuali sono trattati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti e potranno essere conservati per un periodo di 15 anni dalla cessazione del rapporto contrattuale, come definito nella Policy interna di Policy trattamento dati personali visionabile presso il Titolare del trattamento, al fine di gestire ed evadere le richieste delle autorità competenti, gestire eventuali contenziosi giudiziali e/o stragiudiziali, nonché gestire e rispondere a eventuali richieste di risarcimento del danno.
Al termine di tale periodo, i suoi dati saranno definitivamente cancellati o comunque anonimizzati in via irreversibile.
7. I Suoi diritti
La informiamo che ha facoltà di esercitare i seguenti diritti in relazione ai dati personali oggetto della presente informativa, per come previsti e garantiti dal Regolamento:
– Diritto di accesso e rettifica (articoli 15 e 16 del Regolamento): ha il diritto ad accedere ai Suoi dati personali e di chiedere che gli stessi siano corretti, modificati o integrati. Se lo desidera, forniremo una copia dei Suoi dati in nostro possesso.
– Diritto alla cancellazione dei dati (Art. 17 del Regolamento): nei casi previsti dalla normativa vigente può chiedere la cancellazione dei Suoi dati personali. Ricevuta e analizzata la Sua richiesta, sarà nostra cura cessare il trattamento e cancellare i Suoi dati personali, ove rinvenuta legittima.
– Diritto di limitazione di trattamento (Art. 18 del Regolamento): ha il diritto di chiedere la limitazione del trattamento dei Suoi dati personali nel caso di trattamenti illeciti o contestazione dell’esattezza dei dati personali da parte dell’interessato.
– Diritto alla portabilità dei dati (Art. 20 del Regolamento): ha il diritto di chiedere di ottenere, da parte del Titolare del trattamento, i Suoi dati personali al fine di trasmetterli ad altro Titolare, nei casi previsti dall’articolo richiamato.
– Diritto di opposizione (Art. 21 del Regolamento): ha il diritto di opporti in qualsiasi momento al trattamento dei Suoi dati personali.
– Diritto di proporre reclamo (Art. 77 del Regolamento): ha il diritto di proporre reclamo innanzi alla competente Autorità Garante per la protezione dei Dati Personali qualora ritenga che sia avvenuta, o sia in corso, una violazione dei Suoi diritti in riferimento al trattamento dei Suoi dati personali.
In qualunque momento può esercitare i Suoi diritti con riferimento agli specifici trattamenti dei Suoi dati personali da parte della Società.
Fatto salvo quanto espresso finora, Le ricordiamo che i diritti di cui sopra possono essere esercitati anche da chiunque abbia un interesse proprio, o agisca a Sua tutela, in qualità di Suo mandatario, o per ragioni familiari meritevoli di protezione, ex art. 2-terdecies del D.lgs. 101/2018.
8. Misure di sicurezza:
VIVIMY adotta adeguate misure di sicurezza atte a salvaguardare la riservatezza, l’integrità, la completezza, la disponibilità dei dati personali dell’interessato. Sono messi a punto accorgimenti tecnici, logistici ed organizzativi che hanno per obiettivo la prevenzione di danni, perdite anche accidentali, alterazioni, utilizzo improprio e non autorizzato dei dati trattati.
9. Modifiche alla presente informativa
La costante evoluzione delle nostre attività e della Normativa può comportare modifiche nelle caratteristiche del trattamento dei Suoi dati personali fin qui descritto. La presente informativa privacy potrà subire modifiche e integrazioni nel corso del tempo, quali necessarie in ragione di nuovi interventi normativi in materia di protezione dei dati personali.
La invitiamo, pertanto, a verificare periodicamente i contenuti della nostra informativa: laddove possibile, cercheremo di informarLa tempestivamente sulle modifiche apportate e sulle loro conseguenze.
La versione aggiornata dell’informativa privacy, in ogni caso, potrà richiederla in qualsiasi momento al Titolare.
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Allo stesso modo può richiedere la correzione, l’aggiornamento o l’integrazione dei dati inesatti o incompleti, ovvero la cancellazione o il blocco per quelli trattati in violazione di legge, o ancora opporsi al loro utilizzo per motivi legittimi da evidenziare nella richiesta (art. 8 del codice deontologico).
CONSENSO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Il/La sottoscritto/a
Nome cognome__________________________________________________________________________________________ M □ F □
Codice Fiscale _______________________________________________________________ □ in proprio □ in qualità di socio □ in qualità di legale rappresentante dell’impresa _______________________________________________, con riferimento al Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla “Protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali” (di seguito, anche Regolamento o GDPR) e della ulteriore normativa vigente in tema di trattamento dei dati personali, dichiara di aver ricevuto completa ed idonea informativa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento.
Presta il proprio consenso:
-al trattamento dei propri dati personali di cui all’art. 9 del GDPR per le finalità di cui alla suddetta informativa
Si [_] No [_];
– al trattamento dei propri dati personali con finalità promozionali e di marketing, inclusi i casi di comunicazione commerciale, organizzazione di eventi, inoltro di materiale promozionale, compimento di ricerche di mercato e sondaggi;
Si [_] No [_];
Dichiara inoltre di essere a conoscenza di:
• poter esercitare il diritto di revocare il mio consenso in qualsiasi momento così come previsto dall’art. 7 del Regolamento. Il consenso potrà essere revocato con la stessa facilità con cui è accordato, tramite comunicazione alla casella di posta info.booking@vivimy.it.
• se di età inferiore ai 16 anni, dover fornire il consenso e autorizzazione del titolare della responsabilità genitoriale.
Luogo e Data: ………………………………………………… Firma: …………………………………………………………………….
(1) Sono considerati sensibili i dati relativi, ad es., al Suo stato di salute, alle Sue opinioni politiche e sindacali e alle Sue convinzioni religiose (art. 4, co.1, d. D.lgs n. 196/2003).
(2) Ad es. mandati per la gestione e amministrazioni di beni immobili per conto terzi, contratti di affitto e subaffitto, voucher di prenotazione, contratti di locazione turistica ecc.
(3) Si pensi ad es. ai dati necessari per adempiere obblighi fiscali (ad. es. fatturazione).
(4) Questi diritti sono previsti dall’art. 7 del D. lgs. n. 196/2003. La cancellazione e il blocco riguardano i dati trattati in violazione di legge. Per l’integrazione occorre vantare un interesse. Il diritto di opposizione può essere sempre esercitato nei riguardi del materiale commerciale e pubblicitario, della vendita diretta o delle ricerche di mercato. Negli altri casi, l’opposizione presuppone un motivo legittimo.
